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DOCUMENT DE RÉFÉRENCE
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L’ORÉAL 2013
GOUVERNEMENT D’ENTREPRISE
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LES PROCÉDURES DE CONTRÔLE INTERNE ET DE GESTION DES RISQUES
(RAPPORT DU PRÉSIDENT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION SUR LE CONTRÔLE INTERNE)
Les systèmes d’information
Les orientations stratégiques en termes de systèmes sont
déterminées par la Direction des Systèmes d’Information du
Groupe, qui veille notamment à la mise en œuvre d’un « ERP »
(
Enterprise Resource Planning
), logiciel de gestion utilisé par la
grandemajorité des filiales commerciales et émet les directives
enmatière de sécurité des systèmes.Le déploiement mondial de
ce progiciel intégré contribue également à renforcer la fiabilité
et la sécurisation du processus de production des informations,
notamment comptables et financières.Avec le même objectif,
l’implantation du logiciel de production et de gestion intégré
se poursuit dans les entités industrielles.
Les procédures et normes encadrant les activités
Chaque Direction Fonctionnelle dans son domaine propre a
pour mission de définir les principes et normes applicables à
l’ensemble des entités. Afin d’en faciliter l’appropriation par
les collaborateurs, les principes clefs ont été résumés dans les
« Fondamentaux du Contrôle Interne » qui ont été mis à jour
en 2013.
Ce guide constitue pour le Groupe un cadre de référence
dans lequel s’inscrivent les activités opérationnelles,sous forme
d’une fiche par domaine d’activité. Chaque fiche renvoie aux
chartes, codes et normes détaillées du Groupe. Les fiches sont
régulièrement actualisées, enrichies, validées par les experts
métiers et présentées au Comité de Direction du Groupe. Un
questionnaire par fonction opérationnelle est proposé aux filiales
afin qu’elles puissent faire un bilan de leur entité, effectuer leur
propre diagnostic enmatière de Contrôle Interne et déterminer
les axes d’amélioration pour leur périmètre d’activité.
Un référentiel de séparations des tâches a été diffusé en 2010
à l’ensemble des entités. Il définit les principales règles à
observer dans les domaines ventes,achats,logistiques,finance,
ressources humaines et gestion des systèmes d’information.
L’application de ce référentiel a pour but de mieux prévenir les
risques de fraudes et diminuer la probabilité que des erreurs
(intentionnelles ou non) ne soient pas détectées.
2.5.2.2.
DIFFUSION EN INTERNE DES INFORMATIONS
Le partage des informations
La brochure des Fondamentaux du Contrôle Interne est
diffusée individuellement aux Directeurs Généraux et
Directeurs Financiers de l’ensemble des filiales consolidées y
compris les entités industrielles. De plus, les Fondamentaux, les
questionnaires d’auto-diagnostic, les chartes et normes, ainsi
que les informations relatives à l’organisation,aux évolutions et
aux directives des Directions Fonctionnelles sont mis àdisposition
des filiales de façon permanente sur les sites Intranet duGroupe.
Les autres moyens de communication interne
Des réunions sont organisées régulièrement afin de relayer
auprès de la Direction des filiales, les orientations émanant de
la Direction Générale. Les Directions Fonctionnelles animent
également leurs réseaux d’experts à travers des séminaires et
des formations. Une «
newsletter
» relaie régulièrement auprès
de nombreux managers, l’actualité et les messages forts en
matière deContrôle Interne.Enfin les
Awards
duContrôle Interne,
organisés pour la première fois en 2012,permettent d’identifier
et de partager des bonnes pratiques entre les filiales duGroupe.
2.5.2.3.
GESTION DES RISQUES
La gestion des risques (événements ou situations dont la
réalisation, incertaine, a un impact positif ou négatif) est, chez
L’Oréal, un dispositif qui s’applique à la Société et à ses filiales
consolidées (« le Groupe »).
La gestion des risques consiste à identifier, gérer et maîtriser
les risques susceptibles d’affecter le bon fonctionnement de
la Société. Elle participe également à la création de valeur en
favorisant la bonne utilisation des ressources pour minimiser
l’impact des événements négatifs et maximiser la réalisation
des opportunités.LaGestion des risques dépasse donc le cadre
strictement financier.
Pour assurer la pérennité de son développement et la
réalisation de ses objectifs, le Groupe veille à anticiper et gérer
les risques auxquels il est exposé dans ses différents domaines
d’activité.Ces risques sont identifiés à la rubrique 1.8.pages 20
à 27, et les dispositifs pour améliorer leur anticipation et leur
traitement y sont mentionnés. Par ailleurs, le règlement du
Conseil d’Administration précise le rôle du Comité d’Audit qui
« doit s’assurer que la Direction Générale dispose des moyens
lui permettant d’identifier et de gérer les risques d’ordre
économique, financier et juridique auxquels le Groupe, en
France et à l’étranger, est confronté dans le cadre de ses
opérations courantes ou exceptionnelles ».
À partir des travaux du Département de l’Audit Interne,l’analyse
des risques comptables et financiers majeurs, en lien avec les
processus des filiales, permet d’identifier des améliorations
de Contrôle Interne et de mettre à jour les normes du Groupe
(
cf.
Les normes de gestion
au paragraphe 2.5.4.2. page 81).
Cartographie des risques
Un projet de cartographie des risques portant sur l’ensemble
des activités de L’Oréal a été finalisé en 2011. Cette démarche
d’identification et d’analyse des risques significatifs et des
processus permet de renforcer la connaissance des risques du
Groupe en formalisant et consolidant les travaux déjà réalisés.
Les résultats de ces travaux ont été présentés au Comité d’Audit.
La Direction du
RiskManagement &Compliance
,créée en 2012,
a pour vocation d’animer ce processus.
2.5.2.4.
ACTIVITÉS DE CONTRÔLE
Les mesures préconisées par le Groupe
Dans chaque domaine d’activité, les mesures préconisées
relatives aux points clefs de contrôle sont déterminées par les
Directions Fonctionnelles.
s
Dans le domaine des Ressources Humaines, les obligations
liées à la gestion du personnel précisent les documents à
remettre aux collaborateurs, le traitement des effectifs et
charges du personnel, les procédures de recrutement, de
formation et d’évaluation ainsi que les règles à observer dans
le domaine de la gestion de la paie.
s
Dans le domaine desAchats,leCode de déontologie achats
a été mis à jour en 2011 : « Nos achats au quotidien », est le
guide pratique et éthique guidant chaque collaborateur
dans ses relations avec les fournisseurs du Groupe.La norme
« Gestion des fournisseurs » et les procédures d’appel d’offres
précisent les conditions de mise en concurrence et de