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DOCUMENT DE RÉFÉRENCE
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L’ORÉAL 2013
GOUVERNEMENT D’ENTREPRISE
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LES PROCÉDURES DE CONTRÔLE INTERNE ET DE GESTION DES RISQUES
(RAPPORT DU PRÉSIDENT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION SUR LE CONTRÔLE INTERNE)
référencement des principaux fournisseurs. Les conditions
générales d’achat forment le cadre des transactions avec
ceux-ci. La norme « Engagements d’achat et gestion de
commande », a pour objectif de faciliter et renforcer la
maîtrise des dépenses et des investissements des entités du
Groupe.
s
Dans le domaine de la sécurité et de laqualité,les procédures
liées à la protection des personnes,des biens et des données
fixent les principes de couverture des risques industriels et
logistiques en matière d’organisation et de sécurité. Les
normes de qualité de la production définissent les règles
qui encadrent la qualité des produits, de la conception à
la production jusqu’à la distribution. La quasi-totalité des
usines sont certifiées ISO9001 pour leur production,ISO14001
pour leur politique environnementale et OHSAS 18001 (ou
équivalent) pour leur politique sécurité.
s
Dans le domaine de la
supply chain
,les principales missions
consistent àdéfinir et appliquer les processus de planification
des ventes,de gestion de la demande,de développement et
contrôle du service au client notamment à travers la gestion
de l’exécution physique des commandes, l’application des
conditions générales de ventes, le suivi des commandes, la
gestion des retours et litiges clients ainsi que les procédures
de recouvrement.Des mesures sont aussi préconisées pour
la gestion des centrales de distribution et des stocks,la sous-
traitance, la traçabilité des produits, le plan de continuité
d’activité et les transports.
s
Dans le domaine des Systèmes d’Information, le Groupe
dispose d’une Politique de Sécurité des Systèmes
d’Information.Fondée sur la norme internationale ISO 27001,
cette politique couvre les grands thèmes de la sécurité des
Systèmes d’Information,décrivant pour chacun d’entre eux
les principes généraux qui doivent s’appliquer. Elle permet
à toutes les équipes des Systèmes d’Information du Groupe,
et par extension à tous les collaborateurs, de partager des
objectifs clairs, des bonnes pratiques et des niveaux de
contrôle adaptés aux risques encourus. Cette politique
s’accompagne d’un programme d’audit de la sécurité des
systèmes d’information réalisé par un cabinet externe. Elle
est aussi complétée par une Charte des Technologies de
l’Information et de la Communication,et une charte du bon
usage des médias sociaux.
s
Dans le domaine Juridique, la Charte Juridique réaffirme
l’obligation du respect des législations locales et fixe
notamment les principes internes de signature, les règles
générales et particulières enmatière de contrats,de droit des
marques,de la propriété intellectuelle,du droit des sociétés
et du droit de la concurrence. Un outil de formation et des
guides pratiques concernant les problématiques liées au
droit de la concurrence et la participation aux associations
professionnelles définissent les principes à respecter et
apportent des réponses aux questions éventuelles des
collaborateurs en la matière.
s
Enmatièred’Assurances,lechoix duGroupeest dene recourir
qu’à des assureurs de premier rang. La Charte Assurances
rappelle que le Groupe a recours principalement à des
programmes mondiaux intégrés pour couvrir notamment
la responsabilité civile de toutes ses entités, ainsi que les
dommages aux biens et pertes d’exploitation consécutives
à un sinistre garanti. Concernant l’assurance de son risque
client, une couverture est mise en place dans la mesure où
les conditions locales le permettent. Les résultats des audits
conduits par les compagnies d’assurance dans les usines
et les centrales de distribution sont utilisés pour améliorer le
Contrôle Interne dans ces entités.
s
Dans le domaine de la Finance et de la Trésorerie, la Charte
Financière et la norme de gestion du risque de change
précisent notamment les principes à retenir par les entités
duGroupe afin d’assurer une gestion prudente et centralisée
des risques de change.La norme sur les pouvoirs bancaires
définit le processus de désignation des personnes habilitées
à signer des paiements et les règles de mise en œuvre de
ces pouvoirs.Par ailleurs, le Code de déontologie boursière,
détaillé page 56 dans les conditions de préparation des
travaux du Conseil d’Administration, est applicable à
l’ensemble des collaborateurs.
s
En matière de Consolidation et de Gestion, les activités de
contrôle sont décrites au paragraphe 2.5.4.2.
Processus de
pilotage de l’organisation comptable et financière
page 80.
2.5.2.5.
SURVEILLANCE PERMANENTE DU DISPOSITIF
DE CONTRÔLE INTERNE
La surveillance exercée par les Directions
Fonctionnelles
Les Directions Fonctionnelles procèdent, par leur réseau
de spécialistes ou par des audits réguliers, à l’examen du
fonctionnement de leurs domaines respectifs : ainsi, les
Directions des Achats au niveau des fournisseurs et de leurs
conditions de travail, la Direction Environnement, Hygiène et
Sécurité, pour des vérifications liées à la sécurité des sites et
au respect de l’environnement, la Direction de la Qualité pour
mesurer la performance et la progression des entités industrielles
enmatière de qualité de la production,laDirection des Systèmes
d’Information pour évaluer le respect de la Politique de Sécurité.
Des indicateurs et des procédures de
reporting
permettent
d’assurer un suivi régulier de l’activité locale de la majorité de
ces Directions Fonctionnelles.
Le rôle de l’Audit Interne
L’Audit Interne est assuré par une équipe centrale rattachée au
Vice-Président,Directeur Général Administration et Finances.Ce
département effectue des missions régulières de vérification des
processus majeurs et d’application des principes et normes
du Groupe.
Les missions de l’Audit Interne sont soumises à la Direction
Générale et au Comité d’Audit et donnent lieu avec leur
accord, à l’établissement d’un plan d’audit annuel. Le choix
des missions prend notamment en compte l’évaluation des
risques identifiés.
Lepoids,lacontributionauxprincipaux indicateurséconomiques,
l’historique des entités et le rythme de leur développement sont
des paramètres qui sont également pris en considération dans
l’élaboration du plan d’audit annuel.
L’Audit Interne a réalisé en 2013,43missions dont 28 ont porté sur
des Affaires commerciales représentant environ 33 % du chiffre
d’affaires du Groupe et 6 sur des usines ; les usines auditées
représentent environ 15 % de la production mondiale en unités.
Par ailleurs, 9 autres missions ont été menées sur des thèmes
spécifiques. Les missions d’audit donnent systématiquement
lieu à l’établissement d’un rapport comportant l’exposé des