Document de référence 2016

173 GECINA – Gouvernement d’Entreprise Document de référence 2016 La mise sous contrôle des dépenses de travaux est pour sa part confortée par l’existence de programmes de travaux, établis pour chacun des immeubles par la Direction Maîtrise d’Ouvrage et la Direction du Property Management . Un suivi budgétaire des engagements et des réalisations est par la suite réalisé. Une mesure de la rentabilité des travaux d’investissement entraînant une augmentation de la rentabilité en capital et/ou locative est également établie pour les engagements significatifs ou excédant des seuils prédéfinis. Les risques associés à l’autorisation des travaux sont également couverts par les processus suivants : ■■ des règles d’agrément et de référencement des fournisseurs ; ■■ la sélection des fournisseurs est assurée par des consultations de devis pour les chantiers de moins de 50 000 euros HT et par une procédure d’appels d’offres aux règles strictement définies pour les chantiers de plus de 50 000 euros HT ; ■■ la validation des commandes et des factures de travaux est par ailleurs sécurisée au moyen de seuils d’autorisation déterminés en fonction du niveau de responsabilité des collaborateurs et enregistrés dans le système d’information ; ■■ pour le patrimoine résidentiel plus particulièrement, des bordereaux de prix définissent des prestations standards par catégorie d’immeubles, auxquels doivent se conformer les fournisseurs. Les appels d’offres, ainsi que certaines consultations, sont par ailleurs validés par un Comité d’engagement. Certains travaux de « capex » dans le secteur de l’immobilier d’entreprise peuvent être réglés par le bailleur en contrepartie de la renégociation des conditions locatives (durée des baux, conditions financières). Gestion locative Principaux risques visés dans ce processus : les risques associés à la fixation des loyers, la vacance et la solvabilité des locataires. Fixation des loyers Les risques de loyers inadaptés sont prévenus au travers du suivi permanent du marché et de contrôles de second niveau : ■■ concernant le patrimoine résidentiel, les loyers des nouvelles locations sont établis à partir de la confrontation des loyers de marché, de la réglementation relative à l’encadrement et au plafonnement des loyers et des données internes (caractéristiques des lots, travaux engagés…). Les loyers ainsi fixés font l’objet de contrôles de second et de troisième niveau et sont régulièrement revus en cours de commercialisation au travers de réunions bimensuelles communes avec les équipes de Locare. Les équipes sont régulièrement formées aux évolutions réglementaires en matière de fixation des loyers ; ■■ concernant l’immobilier d’entreprise, la fixation des loyers des locaux à commercialiser est également faite à partir des références de marché (prix constatés, statistiques publiées…) et, pour les surfaces les plus importantes, après une étude de marché spécifique faite en relation avec les commercialisateurs. Les loyers et les conditions de bail ainsi fixés font l’objet d’un contrôle hiérarchique systématique et sont régulièrement revus en cours de commercialisation au travers de réunions communes avec les équipes commerciales ; les loyers pilotés par la Direction Commerciale doivent être conformes aux conditions définies au sein des Asset Reviews ; ■■ concernant l’ensemble du patrimoine en exploitation, les baux en renouvellement sont systématiquement suivis, les nouvelles conditions de loyers éventuellement proposées étant étudiées selon des modalités définies dans une procédure spécifique. Le renouvellement des baux commerciaux fait également l’objet d’un comité de suivi régulier organisé par la Direction du Property Management . Les révisions annuelles de loyers font pour leur part l’objet de procédures dédiées comprenant plusieurs niveaux de contrôles préalables. Commercialisation (relocations) Pour l’immobilier d’entreprise, la commercialisation est assurée par des équipes internes dédiées à cette activité. Ces équipes agissent en collaboration avec les principaux commercialisateurs externes et/ou conseils indépendants, désignés en fonction de leur présence et de leur niveau de performance sur les secteurs géographiques concernés. Pour l’immobilier résidentiel, la commercialisation est quasi systématiquement confiée aux équipes de Locare avec, en fonction du type de lot, une éventuelle subdélégation à un commercialisateur externe. Pour le résidentiel étudiant l’exploitation est faite par Campuséa aux moyens d’outils Internet dédiés. Les grilles de prix saisonniers sont fixées par le responsable des résidences étudiants. Un contrôle de second niveau est effectué par le Directeur des Actifs Immobiliers. Le suivi des actions commerciales engagées est effectué au cours des réunions communes aux équipes de gestion et de commercialisation des Directions opérationnelles. Un reporting par immeuble permet enfin d’assurer régulièrement le suivi des nouvelles locations, des délais de relocation et des locaux vacants. Suivi de la vacance Un état qui fait l’objet d’une mise à jour périodique recense tous les locaux vacants ou qui vont le devenir en raison des congés reçus, ou des intentions de départ exprimées par les locataires. Cet état permet de suivre l’évolution de la vacance et de mesurer le taux d’occupation de chaque immeuble et du patrimoine en exploitation. Afin de minimiser les coûts financiers associés à la vacance, la programmation des travaux de remise en état, ou de rénovation, ainsi que la mise au point des actions commerciales nécessaires à la relocation, sont anticipées au plus près de l’annonce du congé, au travers de la réalisation de pré-états des lieux dans des limites de délais fixées pour chaque ligne produit. L’ensemble de ces informations relatives à la gestion du patrimoine fait l’objet d’un prolongement automatique dans le système d’information utilisé en support d’action commerciale.