Document de référence 2017

BOURBON Document de référence 2017 64 RAPPORT DE GESTION 3 Environnement de contrôle 4. ENVIRONNEMENT DE CONTRÔLE L’organisation et la mise en œuvre du contrôle interne reposent sur la sensibilisation, l’implication de l’ensemble des collaborateurs de BOURBON. L’environnement de contrôle intègre ainsi les comportements des acteurs du contrôle interne comptable et financier. 4.1 ORGANISATION GÉNÉRALE DU CONTRÔLE INTERNE La direction du groupe est assurée, dans le cadre des délégations mises en place par le Conseil d’Administration, par le Président- Directeur Général assisté de trois comités : 3 le comité de direction générale Le comité de direction générale de BOURBON est l’instance collégiale décisionnaire responsable de la mise en œuvre de la stratégie et de la réalisation des objectifs du groupe vis-à-vis des clients, du personnel et des actionnaires. Il examine les options pour la bonne réalisation de la stratégie notamment dans les domaines de la sécurité, de l’innovation, des ressources humaines et de la maîtrise des coûts. Il décide des priorités et alloue les ressources et les moyens nécessaires au développement de l’entreprise. 3 le comité de performance Sous l’autorité du comité de direction générale, le comité de performance est responsable de la gestion, de l’analyse et du pilotage des résultats de sécurité, financiers et commerciaux du groupe par rapport au budget. Ce comité outre les membres du comité de direction générale, est composé de 9 membres représentant les fonctions centrales du groupe. 3 le comité de direction Sous l’autorité du comité de direction générale, le comité de direction veille à la mise en place des objectifs de la stratégie et traite des questions d’intérêt général du groupe lors de ses réunions mensuelles. Ce comité, outre les membres du comité de Direction Générale et du comité de performance, est composé de 18 membres représentant les fonctions centrales du groupe ainsi que des responsables des principales filiales. Les fonctions centrales sont composées d’experts des métiers spécifiques du groupe ou des fonctions support classiques. Elles proposent les stratégies et les politiques groupe dans leurs domaines respectifs et apportent assistance aux unités opérationnelles, en assurant entre autres la diffusion des meilleures pratiques. La société adopte des lignes directrices et d’autres normes internes qui doivent être respectées et appliquées au sein du groupe. Les unités opérationnelles de BOURBON sont rassemblées au sein des activités Subsea Services, Marine & Logistics et Mobility. Chaque entité exécute la stratégie dans le respect des budgets qui lui sont assignés par leurs organes de direction respectifs et des lignes directrices et normes internes du groupe. Elles disposent de larges délégations afin d’assurer au mieux la satisfaction des clients. Elles sont directement impliquées et responsabilisées dans la mise en œuvre du contrôle interne. Par ailleurs, les unités opérationnelles rendent compte trimestriellement au comité de direction générale de leurs performances tant opérationnelles que financières. 4.1.1 Présentation de l’organisation générale des systèmes de contrôle interne Les différentes activités de contrôle interne permettent de veiller à ce que l’application des procédures et standards définis pour le groupe puisse être en adéquation avec les orientations définies par la direction générale. Procédures et standards opérationnels La politique du groupe en matière de conduite des opérations et de maîtrise des risques est clairement définie par un système de gestion qui s’appuie : 3 d’une part, sur la responsabilisation du management dans la mise en œuvre et le suivi de cette politique ; 3 d’autre part, sur l’émission de procédures d’organisation et de gestion visant notamment à assurer la conformité aux réglementations, la maîtrise des risques d’exploitation, la gestion de l’hygiène, de la sécurité et de l’environnement, la formation et l’habilitation du personnel, la maintenance, les achats, l’analyse et le traitement des incidents et accidents. Procédures de contrôle interne relatives à l’élaboration et au traitement de l’information comptable et financière Les processus concernés sont d’une part ceux qui permettent d’alimenter la base de données comptables et de générer l’information comptable et financière et d’autre part, les processus d’arrêté comptable et de communication financière. La fiabilité des informations comptables et financières publiées est confortée par un ensemble de dispositifs, de règles, de procédures et de contrôles. La documentation et la formalisation progressive de procédures contribuent au renforcement de cette fiabilité. Il s’agit principalement : 3 du processus de planification du groupe. Il aboutit à l’élaboration du budget annuel qui permet de décliner les orientations stratégiques du groupe en plans d’actions opérationnels. Dans cet esprit, le département Contrôle de gestion anime et coordonne le système de contrôle budgétaire en s’appuyant sur un manuel de procédures qui fixe les règles de gestion et les modalités d’établissement du budget ainsi que du reporting de gestion applicable à la fois au niveau opérationnel et groupe ; 3 des procédures de consolidation des comptes en conformité avec les procédures fixées et approuvées par la direction. La société établit ses états financiers consolidés selon le référentiel IFRS. Un logiciel intégré est utilisé pour la consolidation des états financiers du groupe. Les comptes consolidés semestriels et annuels sont présentés au Comité d’Audit préalablement à leur approbation par le Conseil d’Administration ; 3 du Document de référence dont l’élaboration vise notamment à s’assurer de l’exactitude, de la cohérence, de la conformité aux lois et règlements applicables ainsi que de la qualité de l’information financière.