Document de référence 2016

38 – GECINA Présentation du Groupe Document de référence 2016 Les principes de base Depuis sa mise en place, cette démarche suit le même processus. Elle est pilotée par la Direction de la maîtrise d’ouvrage : Identifier les risques Définir la stratégie pour maitriser les risques Traiter les risques Contrôler la maîtrise et le dispositif Analyser et hiérarchiser les risques Mesurer les risques Gestion des risques immobiliers L’outil d’aide à la maîtrise des risques Depuis 2006, le groupe Gecina s’est adjoint les services de la société Provexi qui lui fournit une plateforme web sécurisée, favorisant une centralisation structurée et harmonisée des données liées aux risques de ses actifs sur les 18 domaines de la cartographie. Y sont intégrés et contrôlés l’ensemble des diagnostics réglementaires (amiante, plomb dans les peintures…) et ceux issus de la politique stratégique de Gecina (inondation, incendie, sécurité générale…). Des tableaux de bord dynamiques permettent de surveiller en permanence la conformité des immeubles vis-à-vis de la réglementation et de la politique Gecina et de maîtriser les plans d’actions à engager pour une meilleure prise en compte des risques et améliorer ainsi la performance des actifs. Dès 2011, en collaboration avec la société Provexi, le module « Dossiers Diagnostics Techniques », DDT, est venu compléter le dispositif. Il permet de générer sur la plateforme les dossiers à fournir (diagnostics amiante, plomb (logement), état des risques naturels et technologiques, DPE) en cas de location, enrichis des contrôles des installations électriques, gaz (logement) et états parasitaires en cas de cession. Des alertes sont en place pour informer les opérationnels des actions à engager ou des contrôles non satisfaits pour la constitution des DDT. Un outil de simulation permet de projeter le niveau de conformité des dossiers à la date prévisionnelle de la vente ou de l’arrivée du nouveau locataire. Les améliorations portées au dispositif sur l’année 2016, concernent notamment la mise en place d’un nouveau processus d’intégration des rapports de diagnostics (contrôle préalable des livrables et échanges avec le diagnostiqueur pour correction si nécessaire avant intégration dans la base de données), la mise en place d’une nouvelle interface graphique, la sécurisation des mots de passe d’accès à la plateforme, l’ajustement des indicateurs des domaines Ascenseurs, ICPE et TAR, l’enrichissement du domaine plomb pour disposer d’un résumé de la localisation des unités de diagnostics de classe 3 et la dynamisation du suivi des actions à engager sur les domaines amiante et plomb. Le périmètre du patrimoine concerné Il couvre l’ensemble des activités du Groupe. 192 actifs (contre 261 en 2015) sont traités au sein de la cartographie des risques et du module DDT, dont 42 en cours de vente. 29 de surface unitaire < 200 m 2 , sont suivis uniquement dans le cadre du DDT vente. Les 33 actifs restants sont écartés car atypiques (sites en construction, en gestion pour compte de tiers ou en toute fin de commercialisation). L’évolution du périmètre est principalement liée aux cessions du portefeuille d’actifs de santé et d’actifs de bureaux jugés matures, non compensées par la livraison de la tour City 2 et l’acquisition de Guersant 2. La mise à jour du patrimoine est réalisée en temps réel. La méthode de calcul Des indicateurs de mesure permettent la cotation de l’actif et de les classer entre eux en procédant à : ■■ la mise en place de jeux d’indicateurs différents en fonction du mode de détention (pleine propriété ou copropriété) et de location (multi-locataires, locataire unique) ; ■■ la mise en valeur de la performance des actifs au-delà de la conformité réglementaire ; ■■ la mise en place d’une cotation des indicateurs par domaine, sur trois niveaux inspirés de la démarche HQE® : - - standard : niveau correspondant à la performance réglementaire. Il peut excéder le niveau requis par la réglementation si celle-ci n’est pas jugée suffisamment exigeante sur les performances de l’ouvrage, - - performant : standard + niveau correspondant à la performance satisfaisante définie par Gecina, - - très performant : performant + niveau correspondant aux meilleures pratiques sectorielles. L’évaluation des 18 domaines est réalisée : ■■ soit par autoévaluation par les Directions opérationnelles et contrôlée par un cabinet d’audit extérieur indépendant ; ■■ soit par l’intervention de tiers externes qualifiés et indépendants. La performance d’un domaine sur chaque actif est ensuite mesurée, selon que les indicateurs standards, performants et très performants ont été évalués et/ou satisfaits. Le taux de performance globale pondérée d’un domaine est calculé en regroupant les indicateurs standards, performants et très performants satisfaits pondérés par les valeurs financières des actifs.