Document de référence 2017

Gouvernance, risques, gestion des risques et contrôle interne 3 Rapport du Président du Conseil d’administration sur le gouvernement d’entreprise, le contrôle interne et la gestion des risques et à l’amélioration des outils de gestion, ainsi qu’à un travail de définition des normes de gestion avec la Direction des systèmes d’information afin de s’assurer que tous les collaborateurs travaillent avec un langage commun et non ambigu ; ♦ le département consolidation a pour mission d’assurer la veille normative, de définir les politiques comptables du Groupe, de produire et analyser les comptes consolidés et rédiger l’information comptable et financière. Il est le contact privilégié avec les Commissaires aux comptes lors des audits semestriels et annuels. Les principes comptables IFRS applicables au Groupe sont définis par le département consolidation et diffusés de manière structurée au travers du manuel des principes comptables mis en ligne et accessible à tous les services comptables et financiers. Une veille technique est assurée par l’équipe qui organise et pilote le processus de mise à jour par des instructions ou formations. Le département consolidation centralise toutes les expertises en matière d’établissement et d’analyse des comptes mensuels, semestriels et annuels. Il contrôle les informations comptables remontées par les entités, notamment la conformité avec le manuel des principes comptables et effectue des travaux de réconciliation afin d’assurer l’homogénéisation des procédures. Un reporting détaillé est envoyé chaque mois à la direction pour analyser et suivre la performance du Groupe. Il est garant du respect des normes et règlements en vigueur afin de donner une image sincère de l’activité et de la situation du Groupe ; ♦ la Direction de la trésorerie s’assure de la bonne adéquation entre les politiques de gestion des risques de taux de change, de liquidité et les informations financières publiées. Elle assure la mise en place de produits dérivés de change et coordonne la gestion de trésorerie des filiales françaises et étrangères, notamment en supervisant le développement des solutions de « cash-pooling » et les prévisions de « cash flows ». Elle centralise et vérifie les délégations de pouvoir attribuées à un nombre limité de collaborateurs seuls habilités par la Direction générale à traiter certaines opérations financières, selon des seuils et des procédures d’autorisation prédéfinis. La Direction de la trésorerie accompagne les filiales du Groupe dans la mise en place d’outils permettant un renforcement des contrôles et la sécurisation des moyens de paiement ; ♦ les acquisitions sont gérées par le département acquisitions, rattaché à la Direction financière en étroite collaboration avec le département juridique, qui examine et évalue l’intérêt stratégique de l’opération de rachat total ou partiel envisagée d’une société et le soumet à la Direction générale qui prend la décision finale. Aucune filiale du Groupe ne peut prendre seule cette décision ; ♦ les départements juridiques sont des spécialistes en droit des affaires, plus particulièrement droit des acquisitions, droit des sociétés, droits des contrats, droit fiscal, droit social, droit de la propriété intellectuelle. Leur mission est d’apporter des solutions juridiques innovantes et conformes aux règlementations en vigueur dans les différents pays où Ubisoft opère. Véritables partenaires des équipes opérationnelles, les juristes interviennent en amont pour définir avec elles la meilleure stratégie, évaluer et maîtriser les risques, et les accompagner dans la mise en place des solutions. Les équipes juridiques accompagnent l’ensemble des filiales sur leurs problématiques juridiques, interviennent à chaque étape de leurs projets (de la conception, à la production, aumarketing et la distribution), elles coordonnent les opérations de croissance externe, elles élaborent et mettent en place des stratégies et des relations contractuelles (notamment pour le développement de nouveaux produits, l’embauche de talents français ou étrangers, une négociation avec un nouveau partenaire). Elles gèrent le portefeuille de titres de propriété industrielle, prennent en charge les litiges et maintiennent une veille permanente sur les évolutions réglementaires dans les différents pays où Ubisoft opère ; ♦ le département fiscalité assiste et conseille les sociétés du Groupe tant françaises qu’étrangères dans l’analyse des aspects fiscaux de leurs projets. Il assure, en collaboration avec les divers services internes, la sécurisation fiscale du Groupe en organisant la prévention, l’identification et la maîtrise des risques. Il définit la politique de prix de transfert du Groupe ; ♦ la Direction des systèmes d’information participe au choix des outils informatiques, veille à leur cohérence et supervise leurs évolutions, tant au niveau technique que fonctionnel. La DSI effectue un suivi régulier de l’avancement des projets informatiques, s’assure de leur adéquation au regard des besoins, de l’existant, des budgets, etc. Une vision des projets à moyen terme a été mise en place annuellement et revue périodiquement afin de tenir compte des évolutions de la Société, des priorités et contraintes. Le département de sécurité et gestion du risque a la charge d’assurer et organiser la protection des activités d’Ubisoft, qu’il s’agisse, et sans s’y limiter, de la sécurité des applications, des systèmes d’informations, des jeux en ligne, des ressources humaines et des biens. Ont été également mises en place des règles et des mesures de contrôle dont l’objectif est de prévenir et gérer les risques. Ces politiques et procédures internes sont régulièrement revues, communiquées et adaptées afin d’être les plus efficaces possibles. CONTRÔLE INTERNE RELATIF À L’ÉLABORATION DE L’INFORMATION FINANCIÈRE ET COMPTABLE Les procédures de contrôles internes relatives à l’élaboration et au traitement de l’information financière et comptable sont principalement mises en œuvre par les différents départements comptables, financiers et informatiques. Organisation des systèmes d’information Dans un souci permanent d’améliorer son système d’information et de garantir l’intégrité des données comptables et financières, la Société investit dans la mise en place et le maintien d’outils informatiques et procédures, répondant aux besoins et contraintes tant au niveau local que Groupe. La majorité des filiales est intégrée sous PeopleSoft – Oracle, pour les fonctions comptables et la gestion des flux opérationnels (achats, fabrication, logistique,…). Cette application centralisée, s’appuyant sur une base de données unique, permet un partage des référentiels et formats de transaction (base de données de produits, fichiers clients et fournisseurs,…). Cet ERP est implanté afin de répondre aux enjeux liés à la croissance de l’activité d’Ubisoft. Dans une logique d’intégration et d’automatisation des outils comptables et financiers, le Groupe implémente PeopleSoft –Oracle dans ses nouvelles filiales. L’informatisation des échanges de données (interfaces entre systèmes comptables et système de consolidation, - Document de référence 2017 57