Document de référence 2017

Gouvernance, risques, gestion des risques et contrôle interne 3 Rapport du Président du Conseil d’administration sur le gouvernement d’entreprise, le contrôle interne et la gestion des risques ❙ 3.1.3 CONTRÔLE INTERNE ET GESTION DES RISQUES Cette section s’appuie aussi bien sur les informations et méthodes de contrôle remontées par les différents acteurs du contrôle interne au sein d’Ubisoft et de ses filiales, que sur des travaux de l’audit interne, effectués à la demande de la Direction générale. 3.1.3.1 Définition et objectifs du contrôle interne et de la gestion des risques DÉFINITION DU CONTRÔLE INTERNE Ubisoft a rédigé la présente section conformément au cadre de référence de l’AMF (initialement publié en janvier 2007 et mis à jour et revu en juillet 2010) et aux principes du guide d’application. Le Groupe utilise également ce cadre de référence pour parfaire son dispositif de contrôle interne. Selon ce cadre, le contrôle interne est défini comme un dispositif qui vise à assurer : ♦ la conformité aux lois et règlements ; ♦ l’application des instructions et des orientations fixées par la Direction générale ; ♦ le bon fonctionnement des processus internes de la Société, notamment ceux concourant à la sauvegarde des actifs ; ♦ la fiabilité des informations financières publiées. Afin d’atteindre chacun de ces objectifs, Ubisoft a déterminé et mis en œuvre les principes généraux de contrôle interne qui reposent pour une large part sur le référentiel défini dans le rapport COSO (Committee of Sponsoring Organisation of the Treadway Commission) publié en 1992 et sa mise à jour en 2013 ainsi que sur le cadre de référence sur le contrôle interne et les recommandations publiées par l’AMF. Ce dispositif doit également contribuer à la maîtrise des activités, à l’efficacité des opérations et à l’utilisation efficiente des ressources, et permettre de prendre en compte de manière appropriée les risques significatifs, qu’ils soient opérationnels, financiers ou de conformité. Le dispositif de contrôle interne joue ainsi un rôle clé dans la conduite et le pilotage des différentes activités. Dans cette perspective et depuis 2007, Ubisoft a adopté une démarche dynamique d’appréciation de la pertinence de son système de contrôle interne et d’évaluation permanente de son efficacité. Le dispositif de contrôle interne a continué ainsi à s’adapter aux contraintes et spécificités du Groupe et de ses filiales, ainsi qu’à l’évolution de son environnement externe. La mise en place d’un Comité d’audit depuis le 20 novembre 2013 a renforcé cette démarche. Toutefois, le Groupe est conscient que le dispositif de contrôle interne ne peut fournir une garantie absolue quant à l’atteinte des objectifs et à la maîtrise globale des risques auxquels la Société peut être confrontée. DÉFINITION DE LA GESTION DES RISQUES La gestion des risques est un levier de management de la Société qui contribue à : ♦ créer et préserver la valeur, les actifs et la réputation de la Société ; ♦ sécuriser la prise de décision et les processus de la Société pour favoriser l’atteinte des objectifs ; ♦ favoriser la cohérence des actions avec les valeurs de la Société ; ♦ mobiliser les collaborateurs de la Société autour d’une vision commune des principaux risques. Le dispositif de gestion des risques est un des composants du contrôle interne. Il permet d’anticiper et d’identifier les principaux risques, internes ou externes qui pourraient représenter une menace et empêcher la Société d’atteindre ses objectifs. 3.1.3.2 Organisation du contrôle interne Le dispositif de contrôle interne repose aujourd’hui sur une dynamique forte d’autonomie et de collaboration au sein des équipes du Groupe, favorisant l’alignement des objectifs, des ressources et des moyens mis en œuvre. Il s’articule autour de la définition claire des objectifs et délégations, d’une politique de ressources humaines assurant de disposer de ressources et compétences adéquates, de systèmes d’information et d’outils adaptés à chaque équipe et/ ou filiale. La mise en œuvre des stratégies destinées à assurer la réalisation des objectifs ainsi définis est assurée au sein de chaque filiale même si le pilotage et les vérifications du contrôle interne et la gestion des risques sont fortement centralisés par les directions fonctionnelles. Les dispositifs de contrôle interne propres à chaque filiale comprennent à la fois l’application des procédures Groupe ainsi que la définition et l’application des procédures spécifiques à chacun des métiers en fonction de leur organisation, de leur culture, de leurs facteurs de risques et de leur spécificité opérationnelle. En tant que société mère, Ubisoft veille à l’existence et à l’adéquation des dispositifs de contrôle interne en particulier pour les procédures comptables et financières mises en œuvre par les entités intégrées globalement dans le périmètre de consolidation. UNE ORGANISATION Les acteurs clés qui participent au dispositif de contrôle interne sont les suivants : ♦ la Direction générale : La Direction générale est responsable de la gestion de l’ensemble des activités du Groupe et traite spécifiquement des aspects stratégiques et de développement du Groupe. En vertu de ses attributions, la Direction générale est responsable de l’élaboration des procédures et des moyens mis en œuvre pour assurer le fonctionnement et le suivi du contrôle interne. La mise en place du Comité d’audit en 2013 renforce le contrôle interne ; ♦ le Conseil d’administration assisté du Comité d’audit : Le Conseil d’administration a défini dans son règlement intérieur les règles de gouvernance spécifiant le rôle du Conseil d’administration assisté en ce sens de ses comités ; notamment le Comité d’audit chargé de veiller à la qualité du contrôle interne. Le Comité d’audit s’assure que le Groupe dispose de procédures fiables permettant la supervision du dispositif de contrôle interne et d’identification, d’évaluation et de gestion des risques ; ♦ les managers et collaborateurs du Groupe : les grandes orientations et les objectifs sont déterminés par la Direction générale de chaque zone et arrêtés par la Direction générale du Groupe, et relayés dans les filiales. Chaque filiale possède sa - Document de référence 2017 55