L'Oréal - Charte fiscale

L’ORÉAL - CHARTE FISCALE Décembre 2018 7 USAGE INTERNE UNIQUEMENT 3 LES DIRECTIVES FISCALES ET LA POLITIQUE DE TARIFICATION APPLICABLES AUX TRANSACTIONS INTRAGROUPE PREUVE DU CARACTÈRE RÉEL ET DU BÉNÉFICE SUR L’EXPLOITATION CONCERNANT LA PREUVE DU CARACTÈRE RÉEL ◆ L’entité qui fournit le service ou livre les biens doit disposer d’une description détaillée de chacun d’eux : ◆ description de la nature des services et des livrables correspondants, ◆ organisation (organigramme, fiches de poste, CV des salariés, procurations, ressources internes et/ou externes utilisées), ◆ L’entité qui reçoit un service ou achète des biens doit pouvoir justifier leur réception et leur utilisation, ainsi qu’expliquer leur contenu. CONCERNANT LA PREUVE DU BÉNÉFICE SUR L’EXPLOITATION ◆ L’entité qui achète les biens/reçoit les services doit pouvoir démontrer les avantages pour son activité (lien avec ses activités et ses opérations) et les résultats (lien avec le chiffre d’affaires, les bénéfices, le contrôle des coûts). LA DOCUMENTATION INTRAGROUPE Cette documentation inclut principalement : ◆ Le Master file, commun à toutes les entités du Groupe, qui décrit dans les grandes lignes les activités du Groupe et la politique de tarification intragroupe. Un Master file annuel, mis à jour par la direction fiscale du groupe, est transmis aux entités juridiques. Il est interdit de le modifier sans l’accord préalable de la direction fiscale du groupe, ◆ Le fichier local est requis pour chaque entité juridique participant à des transactions intragroupe à l’international (et parfois même pour des transactions intragroupe domestiques si la réglementation locale l’exige).Chaque entité juridique dispose de son propre fichier local, lequel décrit précisément les activités de l’entité juridique concernée (fonctions réalisées, actifs utilisés/possédés et risques encourus), ◆ La liste des transactions intragroupe entrantes et sortantes à inclure dans le fichier local et/ou dans une déclaration fiscale spécifique, ◆ Les études de comparables complètent le fichier local pour prouver que les marges sont de pleine concurrence,c’est-à-dire qu’elles sont comparables à celles de transactions entre parties non liées. Les études de comparables sont réalisées par la direction fiscale du groupe pour assurer une cohérence et une transparence globales. Il est interdit de réaliser des études de comparables au niveau local. Si la législation locale requiert des études locales ou des adaptations aux études fournies, il faudra obtenir l’accord préalable de la direction fiscale du groupe. ◆ Il convient de fournir des documents justificatifs supplémentaires pour justifier les transactions intragroupe (prix et substance) : ◆ la documentation juridique et comptable (contrats,correspondances,courriers électroniques,factures,bons de commande), ◆ la liste des flux intragroupe par nature/partenaire/montant, ◆ une cartographie des flux intragroupe (voir la charte graphique de la direction fiscale groupe), ◆ les fichiers de défense (voir ci-dessus), ◆ les certificats des Commissaires aux Comptes. « Correctement justifiées par leur substance » signifie que tant le prestataire/vendeur que le bénéficiaire/acheteur intragroupe L’Oréal doivent être en mesure de prouver la réalité de la substance économique des transactions intragroupe et les avantages réels qu’elles procurent. « Correctement justifiées par leur documentation » signifie qu’il est possible d’expliquer en toute transparence et de manière symétrique le prix et la nature des transactions intragroupe aux autorités fiscales.Ces explications doivent être dûment étayées par de la documentation et des preuves. Ces documents sont requis par la loi ou par les normes en vigueur au sein du groupe à des fins de conformité, et également pour les dossiers de défense en cas de contrôle fiscal ou de contentieux. Le DAF de chaque entité légale assume la responsabilité de la Documentation Intragroupe annuelle. Les modèles types conçus par le groupe doivent être respectés, que cette documentation soit préparée en interne ou avec le concours d’un conseil fiscal (voir règle n° 10). Dans le cas où les réglementations locales sur les parties liées ou les transactions intragroupe requièrent des informations complémentaires, le DAF doit consulter la direction fiscale groupe avant toute communication à l’administration fiscale locale afin d’assurer une cohérence d’ensemble de la communication. Ces documents doivent être auditables tant en interne que par un tiers.Toutes les données y afférentes doivent être archivées pendant 10 ans.